Recitales, conferencias, congresos, retiros, cumpleaños, casamientos, fiestas de fin de año: cualquier evento puede ser organizado a través de numerosas herramientas Web y aplicaciones móviles. Las opciones más habituales son las «páginas de evento» de Facebook y las invitaciones por Google Calendar. Pero estas utilidades, que pueden ser adecuadas para eventos menores, no son suficiente cuando estamos organizando un encuentro multitudinario. En estos casos, hay necesidades que requieren de soluciones específicas:

• ¿Cómo promocionar el evento para que asista la mayor cantidad de personas posible?
• ¿Cómo ofrecer un sistema cómodo para comprar la entrada por Internet, incluso desde otros países?
• ¿Cómo indicar adecuadamente la manera de llegar al lugar del evento, con posibles recomendaciones de hoteles y restaurantes cercanos?
• ¿Cómo darles el lugar que se merecen a los sponsors del evento?
• ¿Cómo informarles a todos los inscriptos un repentino cambio de fecha, lugar o actividades?
• ¿Cómo ofrecer la información sobre el evento en distintos idiomas?
• ¿Cómo coordinar la atención a los asistentes ante posibles consultas, quejas o reclamos?
• ¿Cómo publicar organizadamente las fotos y los videos del evento una vez que terminó?

Para resolver esos inconvenientes, la plataforma ideal es un hot site a nuestra medida, donde podamos disponer de las herramientas que necesitemos, difundir todos los contenidos que deseemos y dar rienda suelta a nuestra creatividad. En cuanto a este último factor, algunos sitios web de eventos son tan atractivos que siguen online incluso cuando el evento ya terminó, porque los usuarios quieren seguir disfrutando de su diseño. Así son los ejemplos que comentamos a continuación.

BarCamp Omaha 2014

BarCamp es una red internacional de conferencias sobre tecnologías de desarrollo, donde los propios asistentes pueden subirse al escenario a hablar. A través de un lenguaje ameno y excelentes ilustraciones, este sitio web expone, en una sola página, todo lo que era necesario saber para asistir a la edición celebrada en Omaha en 2014. Ver también BarCamp Omaha 2015, que presenta información similar pero con íconos elementales y apenas dos colores.

ConvergeSE 2016

El sitio web de esta inminente conferencia de desarrollo tiene un diseño algo estridente (tipografías enormes y colores llamativos), pero muy útil a los efectos de que el usuario obtenga la información que desea a primera vista. Así, la parte superior de la página está dominada por las dos secciones más importantes: el programa y la lista de oradores. El uso de líneas irregulares y algunas sutiles animaciones terminan de conformar un diseño bastante inusual.

Les Rencontres du Tourisme

El sitio web de estas jornadas de turismo tiene un diseño formal, basado mayormente en unos pocos tonos de azul. A diferencia de muchos sitios de eventos, cuya razón de ser se extingue una vez finalizado el encuentro, aquí podemos acceder a contenidos de la última edición e incluso de ediciones anteriores. Otras características interesantes son los tweets publicados sobre el evento en tiempo real y el temporizador que marca cuántos días faltan para que empiece (o, ahora que el evento terminó, hace cuántos días finalizó).

Interaction South America 2015

La última edición de esta conferencia latinoamericana de diseño de interacción tuvo lugar en Córdoba. Inteligentemente, el sitio evita la tendencia a presentar todo el contenido en una sola página, y elige hacerlo en varias secciones separadas. La decisión es correcta debido a que el contenido es inusualmente voluminoso, incluyendo hasta una meticulosa guía turística para conocer Córdoba. Otra característica llamativa es la posibilidad de leer el programa del evento en cuatro diagramaciones diferentes.

Prevention R3 Summit

Este sitio web, que promociona una conferencia sobre salud femenina, no se destaca precisamente por su usabilidad: el layout es inusual, es difícil encontrar el contenido multimedia (artículos, fotos, videos), el scroll tiene un funcionamiento errático y en algunas resoluciones de pantalla parte del contenido queda oculto. Sin embargo, tiene valor por pretender diferenciarse de la mayoría de los sitios de eventos, al presentar la misma información con elementos poco comunes. Quizás algunas de sus ideas puedan aplicarse con mejores resultados.